Max-Planck-Gesellschaft

April 20, 2016

„Die umfassenden Gestaltungsmöglichkeiten bei der Einrichtung der Schulungen, die automatisierte Unterstützung des gesamten Anmeldeprozesses, die umfangreichen Auswertungsfunktionen sowie die Möglichkeit, während der Sitzungen Umfragen durchzuführen, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, sind nur einige der Funktionen, die uns an GoToTraining besonders gefallen.“
- Dr. Benjamin F. Bowman, Leiter Informationsvermittlungsstelle für die Biologisch-Medizinische Sektion der Max-Planck-Gesellschaft


Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) ist Deutschlands größte und erfolgreichste Forschungsorganisation. Die derzeit etwa 80 Max-Planck-Institute betreiben Grundlagenforschung in den Natur-, Bio-, Geistes- und Sozialwissenschaften im Dienste der Allgemeinheit. Max-Planck-Institute engagieren sich in Forschungsgebieten, die besonders innovativ sind und einen speziellen finanziellen oder zeitlichen Aufwand erfordern.

Die wissenschaftliche Informationsvermittlungsstelle für die Biologisch- Medizinische Sektion der MPG (IVS-BM) ist Teil des Max-Planck- Instituts für Biochemie in Martinsried bei München. Die IVS-BM hat die institutsübergreifende Aufgabe, Mitarbeiter und Gäste aller Einrichtungen der MPG hinsichtlich des Einsatzes von wissenschaftlichen Informationssystemen zu unterstützen und zu schulen. Dazu bietet die IVS-BM eine Reihe von Online-Schulungen an, zum Beispiel um Wissenschaftlern zu zeigen, wie sie Datenbanken nach Forschungsberichten besser durchsuchen oder Bioinformatik-Tools effizienter einsetzen können.

Die Herausforderung: Wissenschaftler an verteilten Orten effektiv schulen
Da das IVS-BM Team recht klein ist, waren regelmäßige Vor-Ort-Schulungen an allen Instituten der MPG aufgrund des hohen Zeit- und Kostenaufwands nicht möglich. Vor-Ort-Trainings sind zwar weiterhin Teil des Programms, wurden aber auf ein Minimum begrenzt.

Um Mitarbeiter und Gäste der MPG ortsunabhängig schulen zu können, implementierte die IVS-BM 2006 ein On-Premise-Videokonferenzsystem. Als die Zahl der Trainings sowie der Teilnehmer wuchs, stieß die Anwendung jedoch an ihre Grenzen. „In der Vergangenheit setzten wir eine Lösung ein, die wir extrem aufwändig warten mussten“, erläutert Dr. Benjamin F. Bowman, Leiter der IVS-BM. Da der Lösung außerdem eine Registrierungsmanagement- Funktion fehlte, musste hierfür ein eigenes Tool programmiert werden, das zeitaufwändig und unpraktisch war. „Die Nutzung war für uns einfach irgendwann zu unkomfortabel. Daher entschieden wir uns dafür, uns nach neuen Trainingslösungen umzusehen“, so Bowman.

Die GoTo Cloud-Dienste für einfache Trainings Die IVS-BM entschied sich aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und der umfassenden Funktionen für die Citrix Cloud-Dienste. „GoToMeeting und GoToTraining haben sich deutlich von allen anderen Lösungen abgehoben, die wir uns angeschaut haben“, so Bowman.

Das Team der IVS-BM schätzt besonders, dass GoToMeeting und GoToTraining Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen sind, die von Citrix automatisch aktualisiert und gewartet werden. Im Vergleich zur früheren Anwendung benötigen sie weder eine Installation auf einem eigenen Server noch eine konstante Wartung durch ein IT-Team. Die Implementierung verlief schnell und unkompliziert. Da beide Lösungen sehr intuitiv sind, konnten Trainer und Teilnehmer sie umgehend einsetzen. Um Videokonferenzen und Online-Trainings aufzusetzen oder durchzuführen, war außerdem kein aufwändiges Training notwendig.

Zu den Funktionen, die bei der Auswahl eine große Rolle spielten, zählte außerdem das einfache Anpassen der Lösung an die Anforderungen der IVS-BM – zum Beispiel der Informationen, die für eine Schulungsanmeldung nötig sind. Die Möglichkeit, Statistiken zu den Trainings zu entwickeln und Sitzungen zu Dokumentationszwecken aufzuzeichnen, waren weitere wichtige Kriterien.

Interaktive Trainings ohne Reiseaufwand

„GoToTraining ist sehr beliebt beim Team und den Trainingsteilnehmern, da es eine intelligente Toolbox mit allen Funktionen ist, die wir benötigen. Dabei ist die Lösung sehr einfach zu bedienen“, erläutert Bowman. Mit GoToTraining können bis zu 200 Personen an einem Training teilnehmen – direkt von ihrem Schreibtisch aus und ohne Unterstützung der IT-Abteilung. „Die umfassenden Gestaltungsmöglichkeiten bei der Einrichtung der Schulungen, die automatisierte Unterstützung des gesamten Anmeldeprozesses, die umfangreichen Auswertungsfunktionen sowie die Möglichkeit, während der Sitzungen Umfragen durchzuführen, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, sind nur einige der Funktionen, die uns an GoToTraining besonders gefallen“, so Bowman.

Dank der Citrix Lösung konnte das kleine Team der Informationsvermittlungsstelle sein Schulungsangebot auf etwa 150 Online-Workshops pro Jahr erweitern. Somit wurden bereits über 1000 Wissenschaftler an fast 80 Max-Planck-Instituten in ganz Deutschland und drüber hinaus erreicht, ohne dass das Team dafür ständig verreisen musste. Die Wissenschaftler bleiben mithilfe von Mailinglisten, ausgehängten Postern und über einen einfach zugänglichen Trainingskalender auf der Website des IVS-BM informiert, in dem neben den Terminen auch Kurzbeschreibungen der Workshops aufgeführt sind.

Das Trainingsangebot besteht derzeit aus ca. 30 verschiedenen Themen – von der Literaturrecherche in unterschiedlichen Datenbanken bis hin zu methodischen Ansätze in der Bioinformatik. Die Teilnehmer erfahren außerdem, wie sie verschiedene Literaturverwaltungssysteme effektiver auswählen und einsetzen können.

Darüber hinaus ermöglicht GoToTraining die Einbindung von externen Schulungsleitern an verschiedenen Standorten der MPG. Ohne die Trainingslösung wäre der Aufwand hierfür zu groß und die Reisekosten würden den Budgetrahmen sprengen.

Während einer Sitzung zeigt der Schulungsleiter normalerweise zunächst einige Einführungsfolien zum Thema. Danach werden die entsprechenden Recherchesysteme und Datenbanken live aufgerufen und ihre Möglichkeiten den Teilnehmern demonstriert. Bowman erläutert: „Um die Trainings interaktiver zu gestalten, übergebe ich die Tastatur- und Maussteuerung manchmal an einen Teilnehmer. Er kann dann selbst die gezeigten Systeme ausprobieren und stellt außerdem fest, wie einfach es ist, über GoToTraining zu präsentieren.“

Für Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen an verschiedenen Instituten der MPG oder mit externen Kooperationspartnern setzt die IVS-BM auf die preisgekrönte Webkonferenzlösung GoToMeeting. Das Team legt dabei besonderen Wert darauf, Online-Meetings schnell und einfach im Voraus planen zu können oder ad-hoc zu starten. Dadurch können sie auf einfache Weise Sachverhalte mit Kollegen diskutieren und dank der Screen-Sharing-Technologie ihren Bildschirm übertragen.

Positives Feedback der Teilnehmer

Die Bewertung einer Videokonferenz- und Online-Trainingslösung hängt jedoch vor allem von der Akzeptanz der Anwender ab. Bestandteil jeder Umfrage nach einem Workshop der IVS-BM ist daher eine Frage nach der Benutzerfreundlichkeit von GoToTraining. „Das positive Feedback der Teilnehmer ist der Beweis, dass wir uns für die richtige Lösung entschieden haben. Von den mehr als 800 Teilnehmern im Jahr 2012 haben etwa 300 unsere Evaluierungsfragen beantwortet; davon gaben 85 Prozent die positive Rückmeldung, dass sie die Qualität von GoToTraining als „überdurchschnittlich gut“ oder sogar „überragend“ beurteilen”, so Bowman.

„Wir sind mit GoToMeeting und GoToTraining sehr zufrieden. Beide Lösungen sind leicht zu bedienen und werden von Trainern und Teilnehmern gerne genutzt. Wenn es einmal ein Problem gab, lag dies in der Regel an der Hardware, zum Beispiel an einem beschädigten Headset. Wir können beide Citrix Anwendungen für Online-Trainings und Videokonferenzen uneingeschränkt empfehlen“, so Bowman abschließend.

Wichtige Vorteile

  • Ermöglicht breite Abdeckung und intelligenten Ressourcen-Einsatz
  •  Reduziert Reisekosten
  •  Positive Rückmeldung von 85 Prozent der Teilnehmer
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