Der Weg zur professionellen Meeting-Agenda

May 19, 2016

Protokoll Muster 1

Wie Sie ab sofort strukturiertere und effizientere Meetings abhalten und mehr Aufmerksamkeit erhalten.

„Eine Meeting-Agenda kostet nur Zeit, eine Betreffzeile reicht. Mein Team weiß sowieso, was ich von ihm will und jeder, was er zu tun hat. Wir besprechen sowieso immer das Gleiche usw ...“

Wenn Ihnen diese Sprüche bekannt vorkommen, sollten Sie Ihre Meeting- Agenden unbedingt überarbeiten. Eine professionelle Meeting-Agenda als Basis Ihrer Konferenzen führt Sie schneller zum Ziel und bringt viele weitere Vorteile.

Warum ist eine professionelle Meeting-Agenda so wichtig? Und die Betonung liegt hier auf „professionell“. Nehmen Sie sich einmalig 10 Minuten Zeit und durchsuchen Sie Ihren E-Mail-Eingang nach den letzten Meeting-Einladungen, die Sie erhalten haben. Vermutlich finden Sie einige Einladungen, die gerade einmal Meeting-Ort, -Zeitpunkt und den Zweck angeben, der dann „Update Projekt XYZ“ lautet. Als Agenda-Text finden Sie vielleicht noch einen generischen Satz vor, wie „Wir wollen uns gemeinsam über den Projektfortschritt unterhalten“.

Eine professionelle Meeting-Agenda hilft Ihnen,

  • die Zeit, die Sie in Meetings verbringen, zukünftig drastisch zu verkürzen,
  • Ihr Team zur aktiven Teilnahme an Meetings zu motivieren,
  • viel Zeit für die Nachbereitung von Meetings zu sparen,
  • effizienter mit Ihren Teilnehmern oder Projekt-Kollegen zusammenzuarbeiten und
  • einen professionellen Eindruck bei externen Partnern und Kunden zu hinterlassen.

 

Protokoll Muster 2Was in eine professionelle Meeting-Agenda gehört

Schauen wir uns jetzt an, welche Informationen in eine professionelle Meeting-Agenda gehören. Sie können auch gerne einen Selbsttest machen: Schauen Sie sich dazu die letzte Meeting-Einladung an, die Sie erhalten haben. Vergleichen Sie diese mit den rechts aufgeführten Punkten. Markieren Sie auf Ihrer Meeting-Agenda die enthaltenen Angaben.

Überlegen Sie jetzt, wie viel besser das Meeting verlaufen wäre, wenn alle Informationen in der Meeting-Agenda enthalten gewesen wären.

 

10 Details, die jede Meeting-Agenda enthalten muss

  1. Datum und genaue Zeitangabe, wann das Meeting stattfinden soll. Inklusive Start- und Endzeitpunkt.
  2. Die Teilnehmer, die an dem Meeting teilnehmen sollen
  3. Die einzelnen Punkte, die Sie während Ihres Meetings besprechen wollen
  4. Die Personen, die Sie für die jeweiligen Punkte benötigen
  5. Start- und Endzeit der jeweiligen Agenda-Punkte
  6. Erinnerung an Personen, ein Update über Aktionspunkte des letzten Meetings zu geben
  7. Benötigtes Präsentationsmaterial
  8. Hintergrundmaterial, das ihre Teilnehmer zur Vorbereitung lesen sollen
  9. Kontaktmöglichkeit für Fragen zur Agenda
  10. Zusammenfassung & ‚Nächste Schritte‘

 

Beispiel einer professionellen Meeting-Agenda

Doch wie sieht eine professionelle Meeting-Agenda in der Praxis aus? In unserem Beispiel plant die internationale Leiterin der Kommunikationsabteilung, Susan Longear, ein Projekt-Meeting mit der Kommunikationsabteilung in England. Sie will den Einsatz einer neuen Infografik zum Thema Work-Life- Balance besprechen.

Der Designer James Garner soll die neue Infografik zu Beginn des Projekt-Meetings präsentieren. Im Anschluss daran soll ein Brainstorming stattfinden, in dem herausgefunden werden soll, für welche Magazine die Infografik interessant sein könnte.

Zu dem Projekt-Meeting ist auch Ruth Caroll eingeladen, die in der Finance-Abteilung arbeitet. Sie soll einen kurzen Überblick über das Projekt-Budget geben. Ihre Anwesenheit ist darüber hinaus nicht nötig. Ein Vermerk bei Ihrem Namen in der Teilnehmerliste zeigt an, dass Ihre Anwesenheit nur von 17:30 bis 17:45 Uhr nötig ist.

Vor der abschließenden Fragerunde will Susan Longear die beschlossenen nächsten Schritte und die dafür zuständigen Personen noch einmal benennen und zusammenfassen.

Damit alle Projekt-Teilnehmer sich optimal auf das Meeting vorbereiten können, verschickt Susan Longear, zusammen mit der Meeting-Agenda, die letzten 5 Pressemitteilungen sowie Presseabdrucke.

Die professionelle Meeting-Agenda könnte dann so wie auf der nächsten Seite aussehen:

Protokoll Muster 5

 

Infografik Work-Life-Balance

Meeting Agenda Example

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Vorlage für professionelle Meeting-Agenden

Anhand der folgenden Vorlage für professionelle Meeting-Agenden können Sie Ihre Meeting-Agenda zukünftig ganz einfach selber verfassen. Kopieren Sie die Vorlage einfach in Ihre Meeting-Einladung und füllen Sie diese aus.

Protokoll Muster 4

Download Template

 

8 wichtige Tipps rund um die Meeting- Agenda

Wie Sie sehen, ist eine professionelle Meeting-Agenda ein Fahrplan, der alle Meeting-Teilnehmer durch das Thema leitet, das Sie besprechen wollen. Er dient Ihnen zugleich als eine Art Anker, der Ihnen dabei hilft, nicht vom Thema abzukommen – oder, falls geschehen – Ihnen dabei hilft, Ihre Teilnehmer zum eigentlichen Thema zurückzuleiten.

Hier noch 8 Profi-Tipps die Sie rund um Ihre Meeting-Agenda unbedingt berücksichtigen sollten:

  1. Laden Sie nur Personen zu Ihren Meetings ein, die unbedingt notwendig sind!
  2. Benennen Sie einen „Zeitwart“, der die Einhaltung der Agenda-Zeiten überwacht
  3. Gehen Sie nach der Begrüßung der Teilnehmer Ihre Meeting-Agenda kurz durch
  4. Gehen Sie am Ende des Meetings ihre Agenda noch einmal durch und fassen Sie vereinbarte Aktionspunkte zusammen.
  5. Wählen Sie den Zeitpunkt Ihrer Meetings so, dass er für alle Teilnehmer bequem einzuhalten ist – ganz besonders im internationalen Umfeld.
  6. Achten Sie in internationalen Meetings darauf, dass Datum und Uhrzeit das lokale Datum und die lokale Uhrzeit der Empfänger wiedergeben.
  7. Senden Sie wenige Stunden vor Ihrem Meeting eine Erinnerungs-Mail an Ihre Teilnehmer, die die Agenda nochmals enthält.
  8. Nicht immer benötigen Sie alle Personen während des gesamten Meetings. Geben Sie in der Agenda an, wenn Sie Personen nur für einen Agenda-Punkt benötigen.

Sie werden sehen: Wenn Sie diese Ratschläge und Tipps befolgen, sparen Sie ab sofort viel Zeit ein. Sie erhalten weniger Rückfragen, Ihre Meetings laufen effizienter ab und Sie erhöhen die Produktivität.

 

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Wie einfach es ist, bei Ihren Meeting-Teilnehmern einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, wissen Sie nun. Mit Citrix GoToMeeting halten Sie Online-Meetings und Videokonferenzen ebenso einfach ab. Sie benötigen noch nicht einmal einen Meeting-Raum. Denn der Ort, an dem Sie oder Ihre Teilnehmer sich befinden, spielt keine Rolle. Dank mobiler Apps sind Sie auch unterwegs jederzeit mit Ihrem Team, Kunden oder Geschäftspartnern verbunden.

 

7 Vorteile für das Abhalten von Meetings mit Citrix GoToMeeting

  1. Unabhängiger arbeiten, ohne Bindung an ein Büro
  2. Einfachste Bedienung für die alltägliche Nutzung
  3. Kein umständliches Organisieren von Konferenzräumen mehr
  4. Gruppen-Videokonferenzen abhalten für optimales Teambuilding
  5. Enorme Kosten für Geschäftsreisen einsparen
  6. Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten von verschiedenen Orten aus
  7. Mehr Freizeit dank Wegfall unproduktiver Reisezeiten

 

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